STUDI KASUS SISTEM INFORMASI
State Street
Boston Corporation:
Leading with
Information Technology
Muhamad Riyan (14.230.0014)
Jl. Patriot No. 25 Pekalongan 51116
Telp. (0285) 427816
Fax. (0285) 427815
Telp. (0285) 427816
Fax. (0285) 427815
1.
Latar Belakang Perusahaan
Cikal bakal tertua State Street Boston Corporation berawal
dari berdirinya Union Bank pada tahun 1792, yang merupakan bank tertua di
negara bagian Massachusetts dan tertua kedua di Amerika Serikat. Pada tahun
1961, terjadi penggabungan tiga belas bank, termasuk Union Bank, menjadi State
Street Bank and Trust Company. Selanjutnya, perusahaan ini berubah nama menjadi
State Street Boston Corporation pada tahun 1977.
State Street Boston Corporation (selanjutnya disebut State
Street) berkantor pusat di Boston, Massachusetts. Perusahaan ini merupakan
perusahaan jasa finansial untuk investor-investor institusi hampir di seluruh
dunia. Saat ini, State Street mempunyai karyawan sebanyak 17.000 orang, yang tersebar
pada 85 pasar-pasar dan kantor-kantor cabang di 24 negara. Struktur organisasi
State Street dapat dilihat pada gambar 1.
Visi State
Street adalah "Serving Institutional
Investors Worldwide", yang kemudian diperjelas lagi menjadi "Worldwide, everything we do is built
around serving institutional investors throughout the investment cycle".
Siklus investasi yang dimaksud disini adalah pre-trade, trade, dan post-trade. Contoh layanan ataupun
informasi yang diberikan:
o
Pre-trade
·
Data fundamental, data pasar, dan data-data
terbaru lain.
·
Alat bantu untuk manajemen portfolio.
·
Analisis.
o
Trade
·
Transaksi dengan mata uang asing.
·
Penjaminan transaksi sekuritas.
·
Pengelolaan fixed
income.
·
Transaksi ekuitas.
·
Agen pemesanan.
·
Alat bantu untuk manajemen perdagangan.
o
Post-trade
·
Laporan elektronik.
·
Akuntansi portfolio.
·
Jasa custody.
·
Analisis kinerja.
Kesemua layanan tersebut
diterapkan pada 3 (tiga) bisnis usaha State Street: layanan aset finansial
global, manajemen aset, dan penjaminan transaksi komersial. Layanan aset
finansial global mencakup custody,
penilaian portfolio harian, akuntansi
portfolio dan buku besar dengan
beragam mata uang, manajemen keuangan, dan lain-lain. Manajemen aset mencakup
layanan manajemen investasi, jasa konsultasi bisnis, dan lain-lain. Penjaminan
transaksi komersial melalui bank komersial mencakup pembayaran, pengumpulan,
dan pembuatan-pembuatan dokumen untuk importir dan eksportir, jasa perbankan
internasional, dan lain-lain. Pada tahun 1994, kontribusi layanan aset finansial
global, manajemen aset, dan transaksi komersial kepada pendapatan bersih State
Street masing-masing sebesar 72%, 16%, dan 16%.
Sepanjang tahun 1980-an hingga awal 1990-an, State Street
mendapat keuntungan finansial yang sangat menakjubkan. Sejak awal 1980-an, ROE
(return on equity) dari State Street
rata-rata di atas 17%. Antara tahun 1988 hingga 1993, rata-rata pertumbuhan per
tahun dari fee revenue, total revenue, dan net income masing-masing 16%, 14%, dan 14%. Pada akhir tahun 1993,
State Street memiliki aset finansial $1,6 triliun under custody dan $142 miliar under
management. Performansi keuangan yang sangat menakjubkan ini membuat iri
pesaing-pesaing State Street.
Semua
prestasi tersebut dapat dicapai State Street akibat dari langkah-langkah reengineering yang dilakukannya, mulai
pertengahan tahun 1970-an. Sebelumnya, pada tahun 1975 State Street sempat mengalami
krisis keuangan akibat kredit-kredit yang macet. Tekanan dari dalam perusahaan
tersebut akhirnya dapat diatasi, namun tantangan dari luar perusahaan juga
memaksa State Street untuk melakukan retooling
besar-besaran. Tantangan luar tersebut berasal dari customer (permintaan yang semakin beragam dan kompleks), competitor (semakin banyaknya
perusahaan-perusahaan yang terjun dalam bisnis layanan manajemen aset
finansial), change
(perubahan-perubahan dalam pasar dan regulasi pemerintah). Saat ini, State Street
sendiri sudah mengidentifikasi adanya 4 kecenderungan yang dapat menjadi
peluang bisnis :
¨
Populasi penduduk dunia berusia lanjut (> 60
tahun) semakin banyak.
Hal ini disebabkan tingkat
kesehatan yang semakin baik. Kecenderungan yang terjadi, semakin banyak
karyawan yang pensiun lebih dini, karena ingin menikmati masa pensiun yang
lebih lama. Mereka menginginkan jaminan investasi untuk hari tua.
¨
Pergeseran dari jaminan pensiun pemerintah ke
jaminan pensiun swasta.
Di masa sekarang ini,
orang lebih menyukai jaminan pensiun dari perusahaan swasta dibandingkan dari
pemerintah.
¨
Pertumbuhan investasi melewati batas-batas
negara.
Globalisasi di bidang
bisnis menyebabkan perusahaan-perusahaan investasi berusaha menanamkan modalnya
di seluruh dunia.
¨
Kompleksitas yang meningkat di bidang investasi.
Perubahan pasar dan
regulasi mendorong munculnya strategi-strategi investasi yang baru dan semakin
kompleks.
Berikut ini akan dijelaskan reengineering yang dilakukan State
Street menghadapi tantangan-tantangan tersebut.
2.
Reengineering
Reengineering yang dilakukan
State Street:
v Pada
tahun 1976, untuk mengatasi krisis keuangan saat itu, State Street melepaskan
bisnis perbankan ritel-nya dan menjual bank-bank komunitas yang berafiliasi
dengannya. Tindakan ini diikuti dengan perubahan fokus bisnis perusahaan ke
arah layanan manajemen aset finansial dengan memanfaatkan teknologi informasi.
State Street berkeyakinan bahwa potensi utama yang dimilikinya adalah sebagai
penyedia informasi untuk investor-investor institusi.
v Perubahan
fokus bisnis di atas belum dapat berjalan baik dengan infrastruktur teknologi
informasi yang ada. Oleh karena itu, pada tahun 1988, State Street melakukan
kembali reengineering terhadap
infrastruktur teknologi informasi. Hingga tahun 1994, sistem-sistem baru yang
dihasilkan adalah Multi-Currency HORIZON (MCH) dan Global HORIZON Interchange
(GHI). Kedua sistem ini tidak hanya digunakan untuk mengatasi
tantangan-tantangan saat itu, melainkan juga mengantisipasi tantangan-tantangan
di masa depan. Perubahan drastis terjadi dalam hubungan antara State Street
dengan pelanggannya, terutama melalui GHI, dimana pelanggan terkoneksi langsung
untuk mengakses informasi-informasi yang disediakan State Street secara real-time.
3.
Model Bisnis
Untuk model bisnis ini, akan digunakan Model Five Forces dari Porter untuk
menggambarkan hubungan antara State Street dengan organisasi-organisasi
eksternal (lihat gambar 2).
Gambar 2. Model Bisnis State Street
Berikut ini akan dijelaskan masing-masing kekuatan (force) dalam model tersebut, beserta
tindakan-tindakan yang dilakukan State Street menghadapi peluang dan ancaman
yang ada.
3.1.
Pesaing
Seperti dijelaskan di atas, State Street memiliki
jangkauan bisnis yang sangat luas, mulai dari perbankan, penjaminan sekuritas,
hingga manajemen aset. Pesaing-pesaing yang bergerak di bidang-bidang usaha ini
sangat banyak, seperti terlihat pada gambar di atas. Menghadapi para pesaing
tersebut, State Street dituntut untuk meningkatkan layanannya sesuai kebutuhan
pelanggan. Salah satu usaha State Street untuk memenangkan kompetisi ini adalah
dengan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi ini merupakan
"napas" bagi kelangsungan hidup State Street. Dalam misi perusahaan,
kata "teknologi informasi" bahkan diletakkan mendahului bisnis
usahanya. Ini menunjukkan peran besar teknologi informasi dalam bisnis State
Street. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, State Street berhasil unggul
dalam harga (termurah), kualitas layanan, dan kecepatan layanan. Sebagai
contoh, State Street berhasil meyakinkan GEIC (General Electric Investment
Corporation), CalSTRS (California State Teachers Retirement System), dan
CalPERS (California Public Employees' Retirement System) untuk memanfaatkan
jasanya.
3.2.
Pendatang Baru
Para pendatang baru dalam bisnis ini merupakan
perusahaan-perusahaan sejenis yang berasal baik dari dalam maupun luar negeri.
State Street harus mewaspadai para pendatang baru ini, terutama yang berasal
dari luar negeri. Untuk menghadapi tantangan ini, State Street dituntut untuk
selalu menyesuaikan bisnisnya dengan pasar lokal maupun pasar global. Analisis
pasar harus selalu dilakukan untuk melihat peluang-peluang yang bisa dimasuki.
Di sini, peran besar teknologi informasi juga diperlukan. Pemanfaatan teknologi
informasi bisa menjadi entry barrier
bagi pendatang-pendatang baru yang belum banyak memanfaatkan teknologi
informasi.
3.3.
Produk Pengganti
Konsultan bisnis dapat menjadi ancaman bagi usaha State
Street, karena sama-sama menyediakan layanan konsultasi untuk manajemen
investasi perusahaan. Akuntan publik dapat menjadi ancaman, karena sama-sama
memberikan layanan back office untuk
finansial perusahaan. Internet banking
dapat memudahkan pelanggan untuk memanfaatkan layanan perbankan, sehingga dapat
mengancam bisnis perbankan State Street. Demikian pula, transaksi melalui
internet (misal e-commerce) yang saat ini sudah banyak digunakan. Ada kemungkinan
di masa depan, transaksi sekuritas/saham dan surat-surat berharga lain dapat
dilakukan melalui internet. Untuk mengantisipasi produk-produk pengganti ini,
State Street harus berinovasi dalam pemanfaatan teknologi informasinya.
Layanan-layanan baru yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan harus terus-menerus
dihasilkan. Hingga akhir tahun 1994, sudah ada 12 aplikasi yang berhasil
dibangun untuk arsitektur GHI. Jumlah layanan yang disediakan State Street
mencapai 60 jenis hingga tahun 1998.
3.4.
Penyuplai
Pemerintah merupakan penyuplai bagi State Street, karena
regulasi yang dikeluarkan pemerintah dapat mengubah proses bisnis di dalam
State Street. Regulasi pemerintah tersebut dapat menjadi peluang ataupun
ancaman bagi bisnis State Street. Untuk menghadapinya, State Street
memanfaatkan teknologi informasi yang fleksibel terhadap perubahan bisnis.
Penyuplai-penyuplai yang lain merupakan vendor-vendor hardware dan software dari infrastruktur teknologi informasi State Street.
Kerjasama dengan vendor-vendor ini perlu dijalin, sehingga kebutuhan-kebutuhan
infrastruktur State Street dapat dipenuhi dengan cepat dan murah. Kelangsungan
bisnis State Street sangat bergantung pada infrastruktur teknologi informasi
yang ada.
3.5.
Pembeli
Pembeli/pelanggan merupakan faktor utama yang harus
diperhatikan State Street. Dengan berbagai alternatif-alternatif investasi yang
ada saat ini, pelanggan dapat memilih layanan mana yang paling
menguntungkannya. Supaya dapat menjaring pelanggan sebanyak-banyaknya, State
Street harus melakukan analisis pasar, dan memberikan layanan sesuai keinginan
pelanggan. Saat ini, State Street mengidentifikasi pelanggan-pelanggannya
menjadi 8 segmen pasar, seperti terlihat pada bisnis model di atas. Pada
masing-masing segmen pasar tersebut, State Street menawarkan layanan-layanan
yang sesuai dengan kebutuhannya. Untuk mempertahankan pelanggan-pelanggan
besar, State Street melakukan kerjasama dengan membentuk virtual corporation. Keunggulan State Street dalam pengolahan data
dan memberikan informasi dapat memberikan keuntungan bagi pelanggan-pelanggan
besar untuk memfokuskan diri pada bisnisnya. Jaringan teknologi informasi State
Street dihubungkan dengan pelanggan-pelanggan besar, sehingga mereka dapat
mengakses informasi dari State Street secara real-time.
4.
Proses Bisnis
Proses bisnis layanan akuntansi dan laporan kepada
pelanggan akan digambarkan berikut ini dengan menggunakan Model WCA (work-centered analysis).
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan Akuntansi (Sebelum dan
Sesudah BPR)
Gambar 4. Proses Bisnis Laporan kepada Pelanggan
(Sebelum dan Sesudah BPR)
4.1.
Proses Bisnis Layanan Akuntansi
Sebelum BPR, sistem lama hanya dapat memberikan layanan
akuntansi untuk transaksi sekuritas dalam negeri (satu jenis mata uang).
Disamping itu, layanan akuntansi tersebut tidak menyeluruh sampai
dokumen-dokumen yang dihasilkan. Setelah BPR, sistem baru dapat memberikan
layanan akuntansi untuk transaksi sekuritas dalam dan luar negeri (berbagai
mata uang). Dokumen-dokumen transaksi dapat dihasilkan secara otomatis, lengkap
dengan informasi biaya pajak, tanggal transaksi, dan lain-lain.
4.2.
Proses Bisnis Laporan kepada Pelanggan
Sebelum BPR, pelaporan kepada pelanggan masih melibatkan
beberapa bagian. Selain itu, masih diperlukan pengecekan secara manual serta
pengiriman laporan melalui jasa Federal Express. Dengan teknologi yang baru
sesudah BPR, pelaporan cukup dikerjakan oleh satu bagian saja. Proses
pengecekan cukup dilakukan oleh sistem secara otomatis. Untuk pengiriman
pelaporan tersebut juga dilakukan secara elektronik.
5.
Peran Teknologi Informasi dalam BPR
Seperti
sudah disinggung sebelumnya, teknologi informasi merupakan "napas"
bisnis State Street. Kesungguhan manajemen dalam investasi teknologi informasi
ini dapat dilihat pada hal-hal berikut:
Ø Alokasi
biaya untuk teknologi informasi yang tinggi. Sebagai contoh, pada tahun 1993,
State Street menyediakan 10% pendapatannya atau kurang lebih $120 juta untuk
teknologi informasi.
Ø Semua
sistem dibangun oleh pegawai State Street sendiri. Teknologi informasi
dipandang sebagai senjata untuk berkompetisi, karena itu pengembangannya tidak
diserahkan kepada pihak lain, melainkan dikerjakan sendiri.
Ø Posisi
yang tinggi dari CIO (chief information
officer), dimana kedudukannya setingkat EVP (executive vice president). Semua pengembangan sistem diawasi
langsung oleh CIO.
Ø Jumlah
personel di Divisi Teknologi Informasi mencapai 900 orang hingga tahun 1994.
Besarnya personel ini bertujuan untuk menjaga kesinambungan operasi dari
teknologi informasi yang ada. Sebanyak 500 orang dari personel-personel
tersebut disebarkan ke unit-unit bisnis di seluruh State Street. Sisanya
difokuskan untuk pengembangan sistem baru, menangani arsitektur teknologi
informasi, dan mengatasi isu-isu baru.
Sebelum reengineering dilakukan, State Street sudah memanfaatkan teknologi
informasi untuk bisnisnya, terutama untuk layanan back office. Sistem yang lama ini dirasakan kurang fleksibel,
bahkan para eksekutif memandang sistem tersebut sebagai "halangan"
yang mengikat ekspansi bisnis State Street. Reengineering
terhadap infrastruktur teknologi informasi perlu dilaksanakan segera. Reengineering ini tidak hanya sebatas
mengganti infrastruktur tersebut, melainkan juga dilakukan perubahan
fundamental dalam hubungan antara State Street dengan pelanggan. Sistem yang
baru diharapkan dapat memberikan informasi yang real-time kepada pelanggan-pelanggan State Street. Penggantian
sistem ini memakan waktu yang cukup lama, dari 1989 sampai 1994.
Peran
teknologi informasi setelah reengineering
dapat dilihat pada dua sistem baru yang dihasilkan:
:
Multi-Currency HORIZON (MCH). Penggunaan sistem
ini memungkinkan layanan akuntansi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai jenis
mata uang, fleksibel untuk digunakan pada berbagai kondisi, dan dapat
memberikan hasil secara real-time.
:
Global HORIZON Interchange (GHI). Sistem ini
diharapkan dapat mendukung jutaan pelanggan. Melalui sistem ini,
manajer-manajer investasi dapat lebih memfokuskan waktunya untuk pengambilan
keputusan, pelanggan dapat mengakses informasi yang diinginkannya untuk
kebutuhan analisis, pelaporan kepada pelanggan dapat dilakukan dengan lebih
efisien, dan berbagai keuntungan lain.
Berbagai karakteristik BPR yang
diperoleh State Street melalui pemanfaatan teknologi informasi ini:
+
Beberapa pekerjaan digabungkan menjadi satu.
Sebagai contoh, manajer investasi tidak lagi kesulitan mencari informasi di
berbagai lokasi. Dengan menggunakan basis data terdistribusi, pencarian
informasi dapat dilakukan secara transparan dan dalam waktu singkat.
+
Langkah-langkah proses bisnis tetap natural,
sementara beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara simultan. Sebagai contoh,
proses bisnis layanan akuntansi setelah BPR tidak berubah, akan tetapi
penghitungan pajak, pembuatan dokumen, dan aktifitas-aktifitas lain dapat
dilakukan sekaligus secara fleksibel.
+
Proses-proses dapat memiliki banyak versi.
Sebagai contoh, layanan-layanan yang diberikan State Street mencapai 60
variasi, sesuai kebutuhan pelanggan. Untuk menangani aneka ragam variasi
tersebut, teknologi informasi dari State Street dibuat sefleksibel mungkin.
+
Pekerjaan dilakukan di tempat yang paling
menguntungkan. Sebagai contoh, penempatan data disesuaikan dengan kebutuhan, ada
yang diletakkan di State Street dan ada yang diletakkan di pelanggan. Hal ini
untuk menunjang kecepatan layanan yang diberikan.
+
Pengontrolan, pengecekan, dan berbagai aktifitas
tidak bernilai diminimalkan. Sebagai contoh, aktifitas pengecekan pelaporan
kepada pelanggan dihilangkan. Pengecekan cukup dilakukan oleh sistem, sehingga
resiko kesalahan minimal.
+
Rekonsiliasi diminimalkan dengan mengurangi
jumlah kontak eksternal. Sebagi contoh, pelanggan-pelanggan besar yang
terhubung dengan jaringan teknologi informasi State Street dapat langsung
mengakses informasi yang diinginkannya. Tidak diperlukan lagi adanya kontak
eksternal untuk melayani kebutuhan pelanggan.
6.
Isu BPR
Reengineering yang dilakukan State
Street berlangsung dengan baik dan berhasil, dapat dilihat dari hal-hal
berikut:
·
Pendapatan State Street meningkat terus secara
konstan, meskipun kompetisi bisnis semakin ketat.
·
State Street berhasil meyakinkan
pelanggan-pelanggan besar, seperti GEIC dan CalPERS, meskipun saat itu reengineering belum selesai
dilaksanakan.
·
Hingga saat ini State Street masih menjadi leader dalam bisnis layanan aset
finansial. Pesaing-pesaing lain juga sangat terkesan dengan kinerja keuangan
State Street.
·
Dengan memanfaatkan teknologi informasi yang
baru, hingga tahun 1998 State Street dapat memberikan 60 jenis layanan berbeda.
Produk-produk yang mass customization
ini dimungkinkan karena keberhasilan reengineering
di bidang teknologi informasi.
Kunci sukses
keberhasilan reengineering di State
Street:
¨
Dukungan dan komitmen dari eksekutif. Pada saat
proposal MCH diusulkan, Chairman
State Street memberikan dukungan dan komitmennya untuk pelaksanaan sistem
tersebut, meskipun pengembangannya memakan banyak biaya. Pembiayaan projek yang
biasanya bersifat bottom-up (dari
unit-unit bisnis), pada projek ini dilakukan secara top-down. CIO Street State memberikan perhatian khusus pada
pengembangan MCH dan GHI. Meskipun ada perasaan ragu saat peluncuran GHI,
keyakinan yang besar dari pihak eksekutif memberikan hasil yang memuaskan.
¨
Reengineering
dilakukan secara fundamental, dengan perencanaan yang baik, sehingga merubah
hubungan antara State Street dengan pelanggan. Perubahan yang drastis ini
merupakan inovasi baru dalam bisnis State Street, sehingga memberikan
keunggulan bersaing bagi State Street.
¨
Teknologi informasi bukan saja menjadi faktor enabler dari keberhasilan reengineering, tetapi juga menjadi
"napas" bagi bisnis State Street.
¨
Pengembangan teknologi informasi dilakukan
melalui laboratorium-laboratorium kecil, dilakukan sendiri oleh State Street.
Pengujian terhadap sistem ini juga dilakukan pada skala riil. Kerjasama dengan
pelanggan-pelanggan seperti GEIC dan CalPERS, menjadi faktor pendukung
kesuksesan reengineering.
Implikasi positif
dari BPR:
3
Kualitas layanan kepada pelanggan meningkat.
Berbagai jenis layanan dapat ditawarkan kepada pelanggan.
3
Hubungan antara State Street dengan
pelanggan-pelanggan besar menjadi lebih kuat, dan dapat mengarah pada
terbentuknya virtual corporation.
3
Proses-proses bisnis dalam State Street menjadi
lebih efisien. Berbagai pengeluaran yang tidak perlu, seperti pencetakan
dokumen-dokumen, dapat dikurangi.
3
State Street menjadi market leader yang cukup disegani oleh pesaing-pesaing lain.
3
Peluang pasar yang terbuka dalam bisnis
teknologi informasi, dimana State Street memiliki banyak tenaga ahli di bidang
tersebut.
Implikasi negatif
dari BPR:
7
Masalah keamanan data merupakan hal yang perlu
mendapatkan perhatian, apalagi dengan diperbolehkannya pelanggan mengakses
informasi-informasi dalam State Street.
7
Investasi yang besar di bidang teknologi
informasi membuat pendapatan tahunan State Street tidak meningkat drastis.
Biaya perawatan teknologi informasi yang besar juga akan menjadi fixed cost bagi State Street.
7
Jumlah karyawan di Divisi Teknologi Informasi
yang meningkat drastis. Hal ini bisa menyebabkan pergeseran kompetensi bisnis
dari State Street.
7.
Kesimpulan
Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari studi kasus ini:
-
Reengineering
berhasil dilakukan dengan baik pada kasus State Street, terbukti dengan
pendapatan yang tetap meningkat, berhasil menjaring pelanggan-pelanggan baru,
menjadi leader dalam bisnisnya, dan
dapat memberikan berbagai jenis layanan sesuai keinginan pelanggan.
-
Kunci keberhasilan reengineering ini adalah dukungan dan komitmen eksekutif, reengineering dilakukan secara
fundamental, teknologi informasi sebagai faktor enabler dan "napas" bisnis, dan pengembangan sistem yang
berhasil melalui kerjasama dengan pelanggan-pelanggan besar.
-
Implikasi positif dari BPR antara lain
peningkatan kualitas layanan, hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan,
efisiensi proses bisnis, menjadi market
leader, dan peluang pasar baru di bidang teknologi informasi.
-
Implikasi negatif dari BPR antara lain masalah
keamanan data, biaya investasi teknologi informasi yang besar, dan kemungkinan
pergeseran kompetensi bisnis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar