NAMA : SANTOSO

NIM : 14.230.0003

KELAS : 1M51

JUDUL TUGAS : SISTEM INPUT,PROSES,dan OUTPUT

PENJUALAN PT.ABC

 Sistem Informasi Laporan Penjualan

PT. ABC

 ABSTRAK

Dalam karya ilmiah ini penulis mencoba untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sistem pengolahan data sangat berguna bagi pengambil keputusan pada tingkat pemimpin dan untuk mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah–langkah peningkatan dan pengembangan sistem pengolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan sistem pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara mengevaluasi sistem - sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini baik pola pengolahan data maupun pembuatan laporan yang ada, merumuskan tujuan–tujuan yang akan dicapai berupa pengolahan data dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan yang nantinya akan memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi–fungsi manajerial kepada bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan serta membantu dan memudahkan para keputusan para pemimpin untuk mendapatkan bahan pertimbangan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

BAB 1

1.1  PENDAHULUAN

           Pengolahan data, sebenarnya sudah dilakukan sejak zaman dahulu kala, hanya saja alat pengolahan data itu sendiri masih sangat sederhana dan hanya dapat mengatasi masalah-masalah seperti masalah perhitungan yang sangat sederhana pula.Kemampuan menggunkan akalnya telah menantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang dapat memecahkan bermacam-macam persoalan.mmanusia telah berfikir untuk menemukan peralatan-peralatan yang dapat mengolah data dengan lebih cepat dan lebih tepat.

           

          Berawal dengan diciptkan kalkulator sebagai alat dapat melakukan perhitungan matematik, dapat memecahkan persoalan-persoalan keuangan dan lain-lain, yang pada akhirnya oleh manusia dianggap masih lambat dan belum cukup untuk memenuhi kebutuhan yang semakin kompleks. Sedikit demi sedikit manusia mulai merubah pola pikirnya, menuju metode-metode yang praktis dan cepat serta tepat guna menyelesaikan maslah yang dihadapinya seperti halnya pada pengolahan dan keuangan PT.ABC bisa langsung memanfaatkan teknologi yang ada pada komputer secara optimal sehingga dirasakan sangat membantu dalam proses perhitungan penjualan barang dan informasi yang dihasilkan, terutama menyangkut laporan-laporan kepada pemimpin perusahaan.  Hal ini menimbulkan atau terasa sangat perlu untuk menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data PT. ABC , bersumber kepada sistem atau laporan yang telah ada sampai saat ini dilingkungan PT. ABC serta dalam kaitannya dangan informasi, dapat disusun suatu sitem pengolahan data penjualan yang sangat menunjang evaluasi, analisis serta proses pengambilan keputusan pada tingakat pimpinan. Dengan memanfaatkan kecanggihan sumber daya komputer, maka diharapakan akan dapat meningkatkan semangat kerja, meningkatkan nuansa kerja yang lebih sistematis, menghindari dan menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalam pemeriksaan serta menghemat waktu dan tenaga sehingga output yang dihasilkan dapat lebih memuaskan.

 1.2 BATASAN MASALAH

            Mengingat luasnya permasalahan yang ada maka penulis membatasi permasalahan yaitu pada pengolahan data laporan penjualan barang  pada  PT. ABC

1.3 METODE PENELITIAN

            Dalam penulisan ini untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis menggunakan beberapa metode antara lain:

1.      Populasi Dan Sampel

Populasi dan sampel penelitian ini adalah kantor perwakilan PT. ABC, sedangkan sample yang digunkan yaitu populasi yang ada tidak diteliti secara keseluruhan tetapi bebrapa sample yang mewakili, sample yang ada terdiri dari:

a.       Pimpinan kantor  PT. ABC

b.      Karyawan yang menangani masalah yang diteliti oleh penulis.

2.      Wawancara

Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak yang dianggap mampu memberikan data/informasi yang lebih terinci terhadap permasalahan yang sedang diteliti.

3.      Studi pustaka

Dalam penuilsan ini penulis juga menggunakan bantuan berupa buku pedoman yang menyangkut permasalahan tersebut diatas dimana kesemuanya itu merupakan buku pedoman petunjuk pelaksanaan tata kerja yang ada khususnya yang berkaitan dengan sistem pengolahan data.

                                                                 

                                                                      BAB 2

2. LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN SISTEM

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.”Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

 “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

           Berdasarkan hal diatas definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

2.2 PENGERTIAN INFORMASI

Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sebuah informasi sangatlah penting untuk dipahami karena tanpa itu sebuah sistem tidak akan dapat berjalan dan pada akhirnya akan mati. Informasi juga dapat dikatakan sebagai kebutuhan pokok atau salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.

2.3 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penjualan  PT. ABC menghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian. Tujuan penyusunan sistem pengolahan data adalah:

Ø  Memegang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial kepala bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan.

Ø  Membantu para pengambil keputusan yaitu para pemimpin untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

Untuk dapat mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan dan pengembangan sistem pengolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan sistem pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara:

·         Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pola pengolahan data maupun pembuatan laporan yang ada.

·         Merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.

BAB 3

3.1 ANALISIS

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan

PT. ABC adalah perusahaan yang bergerak dibidang Manufaktur,dengan kata lain ABC cabang melakukan pemesanan untuk penjualan kepada Gudang Pusat ABC. Gudang Pusat ABC menerima surat permintaan ( SO ) mengenai pesanan order untuk ABC cabang, kemudian Staff Gudang Pusat ABC akan mencatat surat pemintaan di computer didalam folder AFOrder. Staff Gudang ABC pusat lalu menyiapkan sejumlah barang yang akan dikirimkan kepada ABC cabang. Barang tersebut dikirimkan oleh Staff Pengiriman ABC cabang dari Gudang Pusat ABC kepada ABC cabang, pengiriman disertai dengan pembuatan surat pengiriman kedalam komputer sebagai data pengiriman di dalam folder AFsend. Setelah sampai ke cabang ABC barang jadi tersebut di cek jumlah dan kondisi barang-barang kebutuhan pokok tersebut bila ada yang mengalami kerusakan dan kelebihan barang maka akan dikembalikan ke ABC pusat kemudian barang jadi di data untuk mengetahui berapa jumlah barang yang tersedia.Selanjutnya barang didistribusikan ke pelanggan/ customer dan terjadilah sebuah transaksi penjualan,kemudian custumer melakukan pembanyaran baik tunai atau pun dapat menggunakan kartu kredit serta dapat menggunakan flazz card dan customer mendapatkan barang yang ia inginkan dan struk belanjaan.

                                                  

       ALUR HIPO (INPUT,PROSES,DAN OUTPUT)

ABC cabang melakukan pemesanan untuk penjualan kepada Gudang Pusat ABCD.

No	Entity	Input	Process / Activity	Output
1	Sales order ( SO )			Order pemesanan

Gudang Pusat ABC penerima surat permintaan mengenai pesanan order untuk ABC cabang, kemudian Staff Gudang Pusat akan mencatat surat pemintaan computer didalam folder AFOrder dan menyiapkan barang yang akan dikirim

No	Entity	Input	Process / Activity	Output
2	Staff Gudang		Menerima surat permintaan Barang	Surat permintaan mengenai pesanan order
3	Komputer	Surat permintaan barang	Mencatat / menyimpan surat permintaan barang	Data surat permintaan barang
4	Staff gudang		Mengecekbarang yang ada	Stok Barang
5	Staff gudang	Barang yang dipesan	Menyiapkan barang	Barang siap kirim

  Staff pengiriman ABC pusat lalu menyiapkan sejumlah barang dan mengecek barang tersebut yang akan dikirimkan kepada ABC cabang, Barang tersebut dikirimkan oleh Staff Pengiriman ABC dari Gudang ABC Pusat kepada ABC Cabang, pengiriman disertai dengan pembuatan surat pengiriman yang dimasukkan kedalam komputer sebagai data pengiriman

No	Entity	Input	Process / Activity	Output
6	Staff Pengiriman	Barang dari Gudang	Mengecek
7	Staff Pengiriman		Membuat surat pengiriman barang	Surat pengiriman ( do )
8	Komputer	Surat pengiriman	Memasukan data surat pengiriman dan menyimpanya	Data pengiriman
9	Staff Pengiriman	Barang Siap kirim	Mengirimkan barang berserta surat pengiriman
10	Kasir	Barang siap jual	Transaksi penjualan	Faktur penjualan

   

   Dari keterangan diatas kita dapat menemukan elemen-elemen yang diperlukan dalam menyusun data flow diagram terdiri dari empat buah komponen yaitu:

1.    1  Sumber dan tujuan

            Aliran data

Penyimpanan data

Proses data

2.   2   Dimulai dengan menemukan sumber dan tujuan data

Karyawan/staff

Pembeli

3.   3   Pada proses

Proses permintaan barang

Proses pengiriman barang

Proses penjualan

      Proses retour penjualan

Proses penerimaan pelanggan (pembayaran custumer)

4.   4   Penyimpanan data

Data penjualan

3.2 DETAIL DESIGN

Dalam pembuatan design menggunakan metode HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output) sebenarnya merupakan alat untuk dokumentasi program ,tetapi sekarang, HIPO banyak digunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

Pesanan Penjualan ( sales order )   à Surat Pengiriman ( delivery order ) à Penjualan ( sales invoice ) à Retur Penjualan (sales return) à Pembayaran Customer ( customer receipt )

 HIPO proses penjualan

3.3 DESIGN FILE

File-file yang digunakan dalam penjualan adalah:

1.      File Pesanan penjualan  ( sales order )

Deskripsi

Nama field

1.Order by 2.Nama custumer 3.Ship to 4.So number 5.So date 6.Po no 7.Fob 8.Term 9.Ship date (tanggal kirim) 10.Ship via(cara pengiriman) 11.Vendor is taxable (kena pajak) 12.Inclusive tax( termasuk pajak) 13.Item diskription(nama barang) 14.Qty 15.Unit 16.Price 17.Disc

2.      File Surat Pengiriman ( delivery order )

Deskripsi

Nama field

1.Nama Customer 2. Ship to 3.Do number 4.Do date 5.Po no 6.Ship via(cara pengiriman) 7.Vendor is taxable (kena pajak) 8.Inclusive tax( termasuk pajak) 9.Item diskription(nama barang) 10.Qty 11.Unit 12.Keterangan

3.      File Penjualan ( sales invoice )

Deskripsi

Nama field

1. Nama custumer 2.Kurs 3. Vendor is taxable (kena pajak) 4. Inclusive tax( termasuk pajak) 5.Ship to 6.Invoice date 7. Invoice no 8.Po no 9.Rate ( nilai tukar ) 10.Fiskal (nilai tukar pajak) 11.Fob 12.Term 13.Ship date 14.Ship via 15.Salesman 16.Item diskription(nama barang) 17.Qty 18.Unit 19.Keterangan

4.      File Pembayaran Customer ( customer receipt )

Deskripsi

Nama field

1. No form 2.Fiscal payment ( pembayaran pajak ) 3. Received form ( diterima dari ) 4. Payment date ( tanggal pembayaran) 5.Cheque amount ( jumlah cek ) 6.Bank 7. Rate ( nilai tukar ) 8. Cheque no ( nomor cek ) 9. Cheque date ( tanggal cek ) 10.Memo

 BAB 4

4.1 KESIMPULAN

1.         Sistem informasi Penjualan PT. ABC ini akan mampu memberikan informasi-informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan dengan cepat dan kemungkinan untuk didapatkan informasi yang salah akan kecil sekali.

2.         Menunjang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi penjualan kepada fungsi-fungsi manajerial yaitu para kepala bagian di dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan.

3.         Membantu dan memmudahkan para pengambil keputusan yaitu para eksekutif ( pemimpin perusahaan ) untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai sebelumnya.

  4.2 DAFTAR PUSTAKA

·         Henry E Korth, Abraham Silberschatz,”Data Base System”

·         Gunadarma, Seri Diktat Kuliah,”Pengantar Analisis & Perancangan Sistem”

·        http://imgv21.scribdassets.com/img/word_document/28772964/164x212/e97d54ecbd/1341941824