Nim : 14.230.0001
Kelas : 1M51
Dosen pembimbing : Hari Agung, M.Kom
(STUDI KASUS :
APOTEK LEUWI SEHAT MAJALENGKA )
ABSTRAK
Kebutuhan
terhadap informasi yang akurat, lengkap dan relevan diperlukan oleh suatu badan
usaha apotek yakni Apotek Leuwi Sehat Majalengka, tetapi pada sistem yang
sedang berjalan hal tersebut belum didapatkan secara optimal. Pada sistem yang
sedang berjalan pencatatan masih dilakukan pada nota-nota atau buku-buku
transaksi, hal ini menyebabkan kesulitan bagi karyawan dalam pencarian
data-data transaksi dan pembuatan laporan-laporan. Permasalahan lain yang
terjadi yaitu adanya kesulitan pembuatan kartu stok, karena data obat yang
semakin banyak.
Dalam penelitian ini metode
pendekatan yang digunakan yaitu terstruktur dengan pengembangan sistem yang
digunakan adalah model prototipe. Adapun perangkat lunak pendukung yang
digunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi apotek ini adalah Borland
Delphi 7.0 dan SQL Server 2000.
Hasil akhir dari penelitian ini
yakni berupa produk sistem informasi apotek. Dengan sistem informasi apotek
yang dibuat diharapkan pencarian data, pembuatan laporan dan kartu stok dapat
dilakukan dengan lebih mudah dan waktu yang relatif lebih cepat.
Kata Kunci : Sistem
Informasi, Apotek, Model Prototipe.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
informasi mendapat posisi yang sangat penting
sebagai sebuah kebutuhan utama dalam masyarakat, terutama dalam dunia usaha.
Hal ini terjadi karena dengan informasi tersebut para pengusaha dapat
memprediksi keadaan ataupun kebutuhan masa depan, sehingga mereka dapat
mengambil keputusan dan melakukan tindakan yang terbaik untuk kemajuan
usahanya. Dengan adanya kepentingan tersebut, maka informasi yang tersedia
haruslah informasi yang berkualitas yakni informasi yang akurat, tepat waktu
dan relevan.
Kebutuhan terhadap informasi yang
berkualitas tersebut dirasakan pula oleh suatu badan usaha apotek, yakni Apotek
Leuwi Sehat Majalengka. Pada sistem informasi yang sedang berjalan proses
pencatatan data transaksi penjualan maupun pembelian masih ditulis dalam
nota-nota dan buku-buku penjualan atau pembelian. Adanya pencatatan dan
penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip tersebut, menyebabkan kesulitan
bagi karyawan dalam pencarian data-data transaksi, terutama pada saat data atau
dokumen transaksi semakin banyak. Selain itu, keadaaan tersebut menyebabkan
proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus
membuat rekapitulasi dari dokumen-dokumen transaksi tersebut. Meskipun proses
rekapitulasi dilakukan, laporan-laporan yang disajikan pun sering tidak akurat.
Hal ini terjadi karena beberapa transaksi sering tidak tercatat ketika apotek
ramai oleh pembeli. Sehingga laporan penjualan dan persediaan obat menjadi
tidak akurat
Permasalahan lain yang terjadi
adalah adanya kesulitan pembuatan kartu stok obat. Keberadaan kartu stok sangat
dibutuhkan, akan tetapi pada sistem yang sedang berjalan pembuatan kartu stok
tidak dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya, karena rumitnya pembuatan kartu
stok dengan data obat yang sangat banyak. Oleh karena itu tidak tersedia
catatan khusus yang dapat digunakan untuk pengecekan persediaan obat.
Melalui kegiatan penelitian ini
yakni perancangan sistem informasi apotek diharapkan dapat menjadi solusi
alternatif terhadap permasalahan-permasalahan yang ada di Apotek Leuwi Sehat
Majalengka.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di
atas, rumusan masalahnya sebagai berikut :
1.
Bagaimana
sistem informasi apotek yang sedang berjalan di Apotek Leuwi Sehat Majalengka .
2.
Bagaimana
perancangan sistem informasi apotek di Apotek Leuwi Sehat Majalengka.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun
maksud dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi apotek
di Apotek Leuwi Sehat.
Sedangkan tujuan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
1.
Untuk
mengetahui sistem informasi apotek yang sedang berjalan di Apotek Leuwi Sehat
Majalengka.
2.
Untuk
merancang sistem informasi apotek di Apotek Leuwi Sehat Majalengka.
1.4 Kegunaan Penelitian
Adapun
penelitian ini diharapakan dapat berguna bagi pihak-pihak atau hal sebagai
berikut :
1.
Bagi
pimpinan apotek, dapat mengembangkan sistem informasi apotek yang sedang
berjalan menjadi sistem informasi apotek berbasis komputer yang terintegrasi,
sehingga diharapkan dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan
relevan dan dapat mendukung kinerja pimpinan dalam pembuatan keputusan.
2.
Bagi
karyawan di bagian transaksi penjualan, pembelian dan persediaan obat, sistem
informasi apotek ini diharapkan dapat mendukung meningkatkan efektifitas kerja
karyawan.
3.
Bagi
pengembangan ilmu, dapat memperluas khasanah dalam pembangunan sistem informasi
apotek.
1.5 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.
Sistem
informasi apotek yang dibangun meliputi bagian transaksi penjualan, pembelian
dan persediaan obat.
2.
Transaksi
penjualan yang dibahas hanya penjualan tunai
II. KAJIAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem
Menurut Jogiyanto
(2005) pendekatan sistem
yang menekankan pada
prosedur
mendefinisikan sistem sebagai : ”jaringan-prosedur ker yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan sasaran
tertentu
Adapun
pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan
sistem sebagai-elemen: ”kumpulan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujua
2.2 Definisi Informasi
Menurut
Jogiyanto (2005) informasi adalah ”data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Menurut Abdul Kadir (2003) informasi ad menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau saa
2.3 Definisi Sistem
Informasi
Menyangkut
pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya Abdul Kadir
(2003) mengutip beberapa pendapat para ahli, diantaranya :
Menurut Hall sistem Informasi adalah mana data
dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai”.
Menurut Bodnar dan Hopwood sistem
Informasi adalah ”Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang
dirancang untuk mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna”.
2.4 Definisi Apotek
Dalam peraturan pemerintah nomor 25 tahun 1980 yang
dimaksud apotek adalah ”suatu tempat tertentu, tempat penyaluran obat kepada
masyarakat” (Ha
Supardi : 2005).
Adapun tugas dan fungsi apotek
adalah sebagai tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah
mengucapkan sumpah jabatan, sarana farmasi yang melaksanakan peracikan,
pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat, dan sarana
penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan
masyarakat secara meluas dan merata.
III. METODE PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan
Data
Adapun
data yang dikumpulkan pada penelitian ini berasal dari dua sumber yaitu sebagai
berikut :
1) Sumber Data Primer
Data
yang berasal dari sumber data primer diperoleh dengan menggunakan dua cara
yaitu :
a. Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui
pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada obyek
penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan observasi untuk mengamati keadaan
fisik, lokasi atau daerah penelitian yaitu apotek leuwi sehat.
b. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui
tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data dengan pihak yang
berkaitan dengan obyek penelitian. Dalam hal ini adalah bagian administrasi.
2) Sumber Data Sekunder
Adapun data yang
berasal dari sumber data sekunder diperoleh dengan teknik dokumentasi.
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan obyek penelitian. Dokumen yang
dikumpulkan seperti nota penjualan, faktur pembelian, surat pesanan, resep,
salinan resep dan buku penjualan.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Pada penelitian ini
metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu model prototipe. Adapun tahapan
dari model prototipe dapat dilihat pada gambar 1.
Mengidentifikasi
|
||||||
1
|
Kebutuhan
|
|||||
Pemakai
|
||||||
2
|
Mengembangkan
|
|||||
prototipe
|
||||||
Prototipe
|
||||||
3
|
dapat
|
|||||
diterima ?
|
||||||
4
|
Menggunakan
|
|||||
Sistem
|
||||||
Operasional
|
||||||
Gambar 1. Model Prototipe
(Sumber : Raymond
McLeod, George Schel
Berikut ini penjelasan dari
masing-masing tahapan model prototipe tersebut :
1) Mengidentifikasi
kebutuhan pemakai. Pada tahap ini Analis sistem mewawancarai pemakai untuk
mendapatkan gagasan dari apa yang diinginkan pemakai terhadap
sistem, kemudian melakukan pemodelan terhadap sistem informasi apotek yang
sedang berjalan.
2)
Mengembangkan
Prototipe. Pada tahap ini dilakukan perancangan prototipe sistem informasi
apotek, seperti perancangan database, perancangan antar muka dan pembangunan
prototipe aplikasi sistem informasi apotek.
3)
Menentukan
apakah prototipe dapat diterima. Pemakai memberikan masukan kepada analis
apakah prototipe sudah sesuai kebutuhan atau belum. Jika belum sesuai maka
kembali ke tahap awal.
3.3 Alat Bantu Analisis
dan Perancangan
1) Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Al-bahra Bin
Ladjamudin (2005) Data Flow Diagram (DFD) adalahmodel dari“ sistem
untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”.
DFD ini digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik tempat data
tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya ), atau tempat
data tersebut akan disimpan (misalnya hard disk, file kartu, diskette dan lain
sebagainya).
2) Bagan Alir Dokumen (Document
Flowchart)
Menurut Jogiyanto
(2005) Bagan Alir Dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan arus
dokumen-dokumen dan laporan-laporan termasuk tembusan-tembusannya pada sebuah
sistem.
3) Normalisasi
Menurut
Jogiyanto (2005) normalisasi adalahtuk mengorganisasikan file untuk
menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang”.
Menurut
Al-bahra Bin Ladjamudin (2005) normalisasi adal pengelompokan data kedalam
bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas
dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk
database yang mudah untuk dimodifikasi”.
IV. HASIL PENELITIAN
4.1 Analisis Sistem yang Sedang
Berjalan
Pada tahap ini
dilakukan kegiatan analisis yaitu analisis dokumen dan analisis prosedur yang
sedang berjalan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen
merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang digunakan dan
mengalir pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapun jenis-jenis
dokumen yang digunakan pada sistem informasi Apotek Leuwi Sehat yang sedang
berjalan yaitu resep, nota penjualan resep, nota penjualan non resep, kartu
stok, buku harian penjualan, buku pembelian, surat pesanan, salinan resep,
faktur penjualan, buku kas masuk dan kas keluar. Contoh hasil analisis dokumen
dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Analisis Dokumen
|
|||
Dokumen
|
Uraian
|
||
Resep
|
Deskripsi :
|
Resep obat yang
diberikan pembeli ke kasir.
|
|
Fungsi
|
:
|
Informasi obat yang harus
diberikan ke pasien
|
|
Sumber
|
:
|
Konsumen / pembeli.
|
|
Atribut
|
:
|
No Resep,Nama
Pasien, Alamat Pasien, Umur,
|
|
Nama Dokter,Tgl Resep, Isi
Resep, Ket
|
|||
Nota
|
Deskripsi:
|
Bukti transaksi
penjualan yang diberikan kasir
|
|
penjualan
|
ke konsumen/pembeli.
|
||
resep
|
Fungsi
|
:
|
Untuk mencatat dan
bukti transaksi penjualan
|
Sumber
|
:
|
Kasir.
|
|
Atribut
|
:
|
Tanggal, Nama
Pasien, No Nota, Macam,
|
|
No Resep, Dokter,
Jumlah Bayar.
|
|||
4.2 Analisis
Prosedur yang Sedang Berjalan
|
||
Pada
|
tahap ini,
|
prosedur yang
dianalisis antara lain prosedur
transaksi
|
penjualan
non resep, prosedur transaksi penjualan dengan resep, prosedur pembelian obat,
prosedur pembayaran tagihan. Berikut ini contoh hasil analisis prosedur
transaksi penjualan non resep yang sedang berjalan dan dimodelkan dengan document
flowchart dan data flow diagram.
4.2.1 Prosedur transaksi
penjualan non resep
1)
Konsumen/Pembeli
datang ke bagian penjualan/kasir kemudian menyebutkan atau memberikan daftar
pembelian obat (DPO).
2)
Bagian
penjualan / kasir mengecek persediaan obat jika tidak ada maka akan memberitahu
konsumen bahwa obat yang dibutuhkan tidak ada dan kasir akan membuat catatan
obat yang kosong.
3)
Bagian
penjualan/kasir akan mengambil obat jika persediaan obat ada.
4)
Kasir
mencatat daftar pembelian obat (DPO) tersebut pada buku penjualan harian dan
memberikan kembali DPO ke konsumen.
5)
Kasir
membuat nota penjualan non resep (2 rangkap) kemudian kasir memberi cap apotek
pada nota penjualan tersebut.
6)
Kasir
memberikan obat kepada konsumen disertai nota penjualan rangkap kesatu dan
konsumen membayar sejumlah uang atas pembelian obat tersebut dan kasir
mengarsipkan nota penjualan rangkap kedua.
7)
Kasir
menyerahkan buku penjualan harian ke bagian administrasi setiap waktu kerja
telah habis.
8)
Bagian
administrasi merekap data kas masuk dari buku penjualan harian ke dalam buku kas
masuk dan kas keluar dan memberikan buku tersebut ke pimpinan atau PSA (Pemilik
Sarana Apotek). Pimpinan memberi paraf atau Acc pada buku kas masuk dan kas
keluar dan menyerahkan kembali ke bagian administrasi.
Adapun prosedur transaksi penjualan non resep
tersebut dapat dilihat pada document flowchart di bawah ini :
Gambar 1. Document Flowchart
Transaksi Penjualan Non Resep
Keterangan :
DPO : Daftar Pembelian Obat
BPH : Buku Penjualan Harian
BKmKk : Buku Kas masuk Kas Keluar
NP : Nota Penjualan
Berikut ini contoh data flow diagram hasil analisis
prosedur transaksi penjualan yang sedang berjalan :
4.3 Perancangan
Prosedur Kerja yang Diusulkan
Perancangan
prosedur kerja meliputi perancangan prosedur transaksi penjualan non resep,
prosedur transaksi penjualan resep , prosedur transaksi pembelian dan
pembayaran tagihan. Berikut ini contoh hasil analisis prosedur transaksi
penjualan non resep yang diusulkan dan dimodelkan dengan document flowchart
dan data flow diagram.
4.3.1
Prosedur
transaksi penjualan non resep
1)
Konsumen/Pembeli
datang ke bagian penjualan/kasir dan menyebutkan atau memberikan daftar
pembelian obat.
2)
Bagian
penjualan/kasir mengecek persediaan obat jika obat tidak ada kasir akan
memberitahu pembeli bahwa obat yang dibutuhkan tidak ada dan akan mengambil
obat yang akan dibeli jika persediaan ada.
3)
Kasir
menginput dan menyimpan data penjulaan ke file penjualan pada database Sistem
Informasi Apotek, kemudian kasir mencetak nota penjualan non resep (1 rangkap).
4)
Kasir
memberikan obat kepada pembeli disertai nota penjualan non resep dan konsumen
membayar sejumlah uang atas pembelian obat tersebut.
5)
Bagian
penjualan/kasir mencetak laporan penjualan harian kemudian menyerahakannya ke
bagian administrasi setiap habis waktu kerja. Bagian administrasi memberi paraf
atau acc pada laporan penjualan harian dan mengarsipkan laporan tersebut.
6)
Bagian
administrasi mencetak laporan kas masuk dan kas keluar kemudian menyerahakannya
ke pimpinan setiap habis waktu kerja.
7)
Pimpinan
memberi paraf atau acc pada laporan kas masuk dan kas keluar, kemudian
mengarsipkannya.
Adapun prosedur transaksi penjualan non resep
yang diusulkan tersebut dapat dilihat pada document flowchart di bawah
ini
Gambar 3. Document Flowchart Transaksi Penjualan
Non Resep
Keterangan :
DPO : Daftar Pembelian Obat
LPH : Laporan Penjualan Harian
LKmKk : Laporan Kas masuk Kas keluar
NP : Nota Penjualan
4.4 Perancangan Basis Data
Dalam
perancangan basis data perlu melakukan proses normalisasi yakni proses
pengelompokan data kedalam bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan
entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah
untuk dimodifikasi. Adapun hasil perancangan basis data untuk sistem informasi
apotek dapat dilihat pada Gambar 5.
4.5 Perancangan Antar Muka
Tahap
perancangan antar muka (interface) ini menghasilkan prototipe antar muka
yang akan menjadi dasar tahap implementasi interface sistem informasi
apotek pada tahap pemrograman. Adapun contoh hasil perancangan antar muka dapat
dilihat pada Gambar 6.
V. KESIMPULAN DAN
SARAN
5. 1 Kesimpulan
1.
Berdasarkan
hasil analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan diketahui bahwa
sistem yang ada sekarang memiliki berbagai permasalahan seperti pencarian data
transaksi, pembuatan laporan penjualan/pembelian dan persediaan obat
membutuhkan waktu yang relatif lama serta laporan yang dihasilkan tidak akurat.
2.
Melalui
perancangan sistem informasi apotek dengan perancangan sistem yang
terintergrasi dan perancangan database yang mengikuti konsep normalisasi
diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi di apotek leuwi sehat
majalengka.
5.2 Saran
Pada
aplikasi sistem informasi apotek ini masih terdapat kelemahan-kelemahan atau
kekurangan-kekurangan. Oleh sebab itu ada beberapa saran yang hendak
disampaikan antara lain :
1.
Pada
sistem ini tidak mencakup retur pembelian maupun penjualan, maka jika ada
pengembangan selanjutnya diharapkan untuk membahas juga mengenai retur
pembelian dan penjualan.
2.
Pada
transaksi penjulalan dengan resep, satu penjualan hanya berlaku untuk satu
resep, maka jika ada pengembangan selanjutnya diharapkan dalam satu transaksi
penjualan dapat menangani lebih dari satu resep.
VI. DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,
HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI
Yogyakarta.
Abdul Kadir. 2003. Pengenalan
Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. Budhi Irawan. 2005. Jaringan
Komputer. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Raymond
McLeod, George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
Indeks.
Al-bahra
Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Harianto,
Nana Khasanah dan Sudibyo Supardi. 2005. Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan
Resep Di Apotek Kopkar Rumah Sakit Budhi Asih Jakarta, http://jurnal.farmasi.ui.ac.id/pdf/2005/v02n01/Harianto020102.pdf
Syahrul
Mauluddin,Program Studi Sistem Informasi,
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia, Bandung
Tidak ada komentar:
Posting Komentar