dwi adi kristanto

NAMA           :DWI ADI KRISTANTO

NIM                :14.230.0069

KELAS          : 1M51

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MENEJEMEN DI PT. PERTAMINA

A.  Profil PT. Pertamina

Pertamina merupakan perusahaan milik negara yang bergerak di bidang energi meliputi minyak, gas serta energi baru dan terbarukan. Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.

Dengan pengalaman lebih dari 55 tahun, Pertamina semakin percaya diri untuk berkomitmen menjalankan kegiatan bisnisnya secara profesional dan penguasaan teknis yang tinggi mulai dari kegiatan hulu sampai hilir.Berorientasi pada kepentingan pelanggan juga merupakan suatu hal yang menjadi komitmen Pertamina,agar dapat berperan dalam memberikan nilai tambah bagi kemajuan dan kesejahteraan bangsa Indonesia.

Upaya perbaikan dan inovasi sesuai tuntutan kondisi global merupakan salah satu komitmen Pertamina dalam setiap kiprahnya menjalankan peran strategis dalam perekonomian nasional. Semangat terbarukan yang dicanangkan saat ini merupakan salah satu bukti komitmen Pertamina dalam menciptakan alternatif baru dalam penyediaan sumber energi yang lebih efisien dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan. Dengan inisatif dalam memanfaatkan sumber daya dan potensi yang dimiliki untuk mendapatkan sumber energi baru dan terbarukan di samping bisnis utama yang saat ini dijalankannya, Pertamina bergerak maju dengan mantap untuk mewujudkan visi perusahaan, Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia.

Mendukung visi tersebut, Pertamina menetapkan strategi jangka panjang perusahaan, yaitu “Aggressive in Upstream, Profitable in Downstream”, dimana Perusahaan berupaya untuk melakukan ekspansi bisnis hulu dan menjadikan bisnis sektor hilir migas menjadi lebih efisien dan menguntungkan.

Pertamina menggunakan landasan yang kokoh dalam melaksanakan kiprahnya untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan dengan menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang sesuai dengan standar global best practice, serta dengan mengusung tata nilai korporat yang telah dimiliki dan dipahami oleh seluruh unsur perusahaan, yaitu Clean, Competitive, Confident, Customer-focused, Commercial dan Capable. Seiring dengan itu Pertamina juga senantiasa menjalankan program sosial dan lingkungannya secara terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari kepedulian serta tanggung jawab perusahaan terhadap seluruh stakeholder-nya.

Sejak didirikan pada 10 Desember 1957, Pertamina menyelenggarakan usaha minyak dan gas bumi di sektor hulu hingga hilir. Bisnis sektor hulu Pertamina yang dilaksanakan di beberapa wilayah di Indonesia dan luar negeri meliputi kegiatan di bidang-bidang eksplorasi, produksi, serta transmisi minyak dan gas. Untuk mendukung kegiatan eksplorasi dan produksi tersebut, Pertamina juga menekuni bisnis jasa teknologi dan pengeboran, serta aktivitas lainnya yang terdiri atas pengembangan energi panas bumi dan Coal Bed Methane (CBM). Dalam pengusahaan migas baik di dalam dan luar negeri, Pertamina beroperasi baik secara independen maupun melalui beberapa pola kerja sama dengan mitra kerja yaitu Kerja Sama Operasi (KSO), Joint Operation Body (JOB), Technical Assistance Contract(TAC), Indonesia Participating/Pertamina Participating Interest (IP/PPI), dan Badan Operasi Bersama (BOB).

Aktivitas eksplorasi dan produksi panas bumi oleh Pertamina sepenuhnya dilakukan di dalam negeri dan ditujukan untuk mendukung program pemerintah menyediakan 10.000 Mega Watt (MW) listrik tahap kedua. Di samping itu Pertamina mengembangkan CBM atau juga dikenal dengan gas metana batubara (GMB) dalam rangka mendukung program diversifikasi sumber energi serta peningkatan pasokan gas nasional pemerintah. Potensi cadangan gas metana Indonesia yang besar dikelola secara serius yang dimana saat ini Pertamina telah memiliki 6 Production Sharing Contract (PSC)-CBM.

Sektor hilir Pertamina meliputi kegiatan pengolahan minyak mentah, pemasaran dan niaga produk hasil minyak, gas dan petrokimia, dan bisnis perkapalan terkait untuk pendistribusian produk Perusahaan. Kegiatan pengolahan terdiri dari: RU II (Dumai), RU III (Plaju), RU IV (Cilacap), RU V (Balikpapan), RU VI (Balongan) dan RU VII (Sorong).

Selanjutnya, Pertamina juga mengoperasikan Unit Kilang LNG Arun (Aceh) dan Unit Kilang LNG Bontang (Kalimantan Timur). Sedangkan produk yang dihasilkan meliputi bahan bakar minyak (BBM) seperti premium, minyak tanah, minyak solar, minyak diesel, minyak bakar dan Non BBM seperti pelumas, aspal, Liquefied Petroleum Gas (LPG), Musicool, serta Liquefied Natural Gas (LNG), Paraxylene, Propylene, Polytam, PTA dan produk lainnya.

B.  Sistem Informasi yang Digunakan oleh PT. Pertamina

PT. Pertamina menggunakan berbagai sistem informasi untuk menunjang operasi bisnis. Salah satu sistem informasi yang digunakan adalah dalam procurement sysytem. Procurement system adalah proses pemilihan sumber, pemesanan, dan perolehan barang dan jasa. Barang dan jasa ini biasanya diperoleh dari sumber luar.

Dalam menjalankan procurement system ini, PT. Pertamina menggunakan bantuan program MySAP dan eProc dalam memilih vendor terbaik. Tahap-tahap dalam procurement system ini adalah sebagai berikut:

1.    Penentuan kebutuhan

2.    Penentuan sumber pemenuhan kebutuhan

3.    Pemilihan vendor

4.    Pemrosesan Purchasing Order (PO)

5.    Pemantauan Purchasing Order (PO)

6.    Penerimaan produk

7.    Verifikasi invoice

8.    Proses pembayaran

C.  Komponen Sistem Informasi

1.     Sumberdaya Manusia

Sumberdaya manusia yang digunakan oleh PT. Pertamina untuk memakai dan menjalankan sistem informasi terdiri dari user dan spesialis. Users (unit procurement) adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan spesialis (teknisi dan supervisor) adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.

2.        Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan dalam procurement system adalah sebagai berikut:

a.    PC Work Stasion

b.    Server

c.    LAN

d.   Printer

3.     Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan dalam procurement system adalah sebagai berikut:

a.    MySAP

b.    Web P2P

c.    eProc

4.    Sumber Data

Sumber data dalam procurement system PT. Pertamina adalah sebagai berikut:

a.    Purchase Requisition (PR)

Purchase requisition adalah pembelian berbagai kebutuhan, baik dari PT. Pertamina maupun pelanggan.

b.    Vendor quotation

Vendor quotation adalah suatu tawaran dari vendor mengenai penyediaan material dan jasa seperti yang diminta dalam RFQ, juga berisikan persyaratan-persyaratan tertentu (termasuk harga).

c.    Request for Quotation (RFQ)

RFQ adalah dokumen yang dibuat untuk tujuan meminta penawaran harga dari vendor untuk spesifik material/service.

d.   Purchase Order (PO)

5.    Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan dari procurement system adalah data vendor quotation dalam SAP, maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor pemenang, vendor terpilih untuk proses procurement, surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai, referensi vendor di masa datang, dan pencetakan purchase order.

D. Aktivitas Sistem Informasi

1.    Input

Mesin yang digunakan dalam proses input adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP dan Web P2P. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses input terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari purchase requisition dan vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan dari proses input adalah data vendor quotation berbagai vendor yang sudah masuk ke dalam SAP.

2.    Proses

Mesin yang digunakan dalam tahap proses adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam tahap proses terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi yang dihasilkan dari tahap ini adalah maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor pemenang.

3.    Output

Mesin yang digunakan dalam tahap output adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses output terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi yang dihasilkan dari proses output adalah terpilihnya vendor yang memiliki penawaran terbaik dan surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai.

4.    Penyimpanan

Mesin yang digunakan dalam tahap penyimpanan adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses penyimpanan terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan dari proses penyimpanan adalah  referensi vendor di masa datang.

5.    Pengendalian

Mesin yang digunakan dalam tahap pengendalian adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses pengendalian terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari purchase order. Produk informasi yang dihasilkan dari proses pengendalian adalah release PO, pencetakan PO, dan pemberian PO kepada vendor.

A.  Matriks Sistem Informasi

Matriks komponen sistem informasi procurement system PT. Pertamina dapat dilihat pada Lampiran 1.

F. Tipe Sistem Informasi

1.      Operation Support System

a.    Transaction processing system

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data transaksi bisnis rutin. TPS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pencatatan transaksi penjualan kepada konsumen dan pembelian material (procurement system) serta pencatatan inventory. Berikut disajikan bagan  procurement system di PT. Pertamina.

Procurement system ini dimulai dengan pemenuhan kebutuhan yang didasarkan pada permintaan dari pelanggan dan permintaan dari Pertamina sendiri. Setelah kebutuhan ditentukan, maka selanjutnya ditentukan sumber pemenuhan kebutuhan. Lalu, untuk mengidentifikasi vendor, maka dapat menggunakan sistem dan data dari pembelian sebelumnya. Setelah vendornya dipilih, maka dibuat Purchase Order. Purchase Order (PO) mengidentifikasikan vendor, dan mengkonfirmasikan produk dan jasa yang dipesan, jumlah yang dibutuhkan, dan harga yang disetujui. Setelah Purchase Order dibuat dan dikirim ke vendor, suplier mengantarkan produk tersebut ke Pertamina. Oleh karena itu, langkah berikutnya dalam proses procurement adalah memasukkan Goods Receipt. Goods Receipt dilakukan saat produk diterima dalam gudang Pertamina.Penerimaan produk dapat diposting ke dalam SAP menggunakan InventoryManagement. Untuk pembayaran pembelian material tersebut, sistem akan  mencatatkan transaksi General Ledger.

b.    Process Control System

PCS merupakan sistem yang membantu organisasi dalam hal evaluasi dan kontrol. Pada PT. Pertamina terutama dalam Procurement Process sistem ini digunakan untuk pemantauan order pembelian material. Purchase Order dapat diubah bahkan dibatalkan dalam tahap monitoring ini.

Selain itu, PCS juga digunakan untuk verifikasi invoice yang diterima pada procurement melalui komponen logistics invoice verification. Verifikasi berguna untuk memeriksa keakuratan invoice tersebut. Sistem melakukan tiga cara pencocokan akuntansi pada invoice, yaitu Purchase Order, Goods Receipt dan Invoice.

c.    Enterprise Collaboration System

ECS adalah sistem informasi yang membantu organisasi dalam hal komunikasi. PT. Pertamina menggunakan sistem ini untuk bisa terhubung antar pihak internal perusahaan dan terhubung dengan pihak luar seperti dengan pemasok (vendor) dan pembeli termasuk dalam hal negosiasi.

2.      Management Support System

a.    Management information system

MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pelaporan informasi penting seperti neraca dan laporan laba rugi perusahaan. Dalam hal transaksi pembelian material, maka ada pelaporan mengenai kecocokan antara purchase order, goods receipt dan invoice.

b.    Decision support system

DSS menekankan pada fungsi pendukung pembuat keputusan. DCS digunakan oleh PT. Pertamina pada Procurement Process dalam hal  menyeleksi vendor untuk pembelian material dan menentukan jumlah barang yang dipesan.

c.    Executive information system

PT. Pertamina menggunakan sistem informasi ini untuk membantu top management mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan mengambil keputusan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

G.  Identifikasi Permasalahan Sistem Informasi Procurement PT. Pertamina

Kontrol secara terdistribusi di unit-unit di Pertamina telah memunculkan beragam  isu fundamental ERP:

1.    SDM, isu-isu fundamental pada sumber daya manusia:

a.    Terbatasnya sumber daya yang terampil dan kompeten sehingga sulit memberikan solusi bagi unit dan pusat.

b.    Tidak semua user memahami SAP dengan baik.

c.    User belum menggunakan sistem dengan tertib.

d.   User terlibat dalam proses data sehingga kurang fokus pada bisnis inti.

e.    Pelatihan belum dilakukan dengan optimal.

2.    Proses dan Change Management, isu-isu fundamental pada proses dan change managementantara lain:

a.    Tidak adanya standardisasi proses

b.    Perubahan yang dilakukan satu unit mengakibatkan masalah lebih rumit

c.    Tidak adanya kepatuhan terhadap proses

d.   SOP diinterpretasikan berbeda-beda tanpa kendali

3.    Sistem, isu-isu fundamental pada sistem antara lain:

a.    Lemahnya kontrol atas proses transaksi sampai tutup buku

b.    Komitmen yang lemah karena kontrol tersebar

c.    Tidak maksimalnya pemanfaatan fungsi-fungsi dan user ID SAP

d.   Sulitnya kontrol terhadap user yang tidak tertib

Selain itu, desentralisasi juga telah menimbulkan deviasi proses yang signifikan dan tidak adanya standarisasi proses. Ketidakmampuan menerapkan standar menimbulkan adanya fleknilitas yang tinggi bagi user untuk melakukan deviasi dari berbagai SOP yang ada. Pada berbagai proses procurement, terdapat isu-isu fundamental yang terjadi, yakni meliputi:

1.    Proses purchase requisition (PR) memiliki isu PR tidak selalu dibuat sebagaimana ditetapkan dalam SOP.

2.    Proses RFQ/quotation memiliki isu antara lain penunjukkan langsung dan tidak menggunakan service master.

3.    Proses penerbitan purchase order (PO) memiliki isu pembuatan PO tanpa PR.

4.    Proses goods receipt memiliki isu tidak tepat waktu.

5.    Proses invoice verification memiliki isu banyak ditemukan kesalahan pada invoice.

6.    Proses accounts payable memiliki isu direct FI posting untuk item-item kecil dan sundry (tanpa PR/PO).